BAB 13 SISTEM PEMROSESAN DATA ELEKTRONIK
SISTEM PEMPROSESAN DATA ELEKTRONIK
SISTEM-SISTEM MASUKAN DENGAN KERTAS
Dalam beberapa sistem akuntansi yang terkomputerisasi ,masukan-masukan ke sistem akuntansi berupadokumen sumber yang ditulis tangan atau diketik.
Penyiapan dan pelengkapan dokumen sumber. Dokumen-dokumen sumber seperti order penjualan, diarsip secara manual.
Pengiriman dokumen-dokumen sumber ke pemprosesan data.total pengendalian batch dan register-registerbpengiriman merupakan pengendalian dasar dalam pengiriman data dari departemen pemakai ke pemprosesan data.
Pengiriman data masukan harus berhubungan denagn perlengkapan formulir pengendalian masukan.
Masukan data. Setelah dokumen-dokumen sumber seperti faktur-faktur diterima oleh bagian pemprosesan data, maka akan dilakukan key-transcribe atau pengetikan dengan menggunakan terminal data atau computer personal(pc). Kemudian disimpan dalam disk. Setelah itu, file masukan deverifikasi (key verification). Verifikasi kunci (key verification) merupakan prosedur pengendalian yang mendeteksi kesalahan dalam operasi pengetikan (keying).
Pengendalian data program. Verifikasi tidaklah mengedit data, sehingga penting untuk mengedit data yang telah dimasukan secara menyeluruh untuk meyakinkan keabsahan isinya. Pengeditan data program merupakan tekhnik perangkat lunak yang digunakan untuk mengecek kesalahan data sebelum pemprosesan dilakukan. Ada beberapa alas an untuk menggunakan tekhnik tersebut.
TEKHNIK-TEKHNIK PENGEDITAN DATA PROGRAM.
Tekhnik pengengeditan paling mendasar meyakinkan bahwa seluruh field data hanya memuat karakter-karakter yang abash. Sebagai contoh , data numeric hanya hanya memuat data digit dan data alfabetis tidak memuat digit apapun.
Program edit kemudian membandingkan niali actual setiap field dengan nilai-nilai diterima yang terdapat dalam table. Ini disebut pengecekan table (table lookup).
Niali-nilai data numeric , sebagai lawan dari kode-kode numeric , ditetapkan dalam rentang tertentu.
system pemrosesan tanpa-kertas
Dalam system pemrosesan tanpa kertas baik pemrosesan batch maupun tepat waktu dapat dilakukan. Dengan pemrosesan tepat waktu kadang-kadang disebut online real time processing. Transaksi-transaksi diproses pada saat dimasukan kedalam system. Baik pemrosesan batch maupun tepat waktu dibahas berikut ini dalam konteks system pemrosesan tanpa-kertas.
Pemrosesan batch dalam system pemrosesan tanpa-kertas
Pemrosesan batch dalam system tanpa-kertas mirip dengan pemrosesan batch dalam system berdasarkan kertas. Perbedaan utamanya adalah bahwa voucer jurnal diganti dengan fungsi yang serupa tetapi secara elektronis.
Pemrosesan tepat-waktu dalam system pemrosesan tanpa-kertas
Keuntungan utama adalah system tanpa kertas adalah memungkinkan untuk melakukan pemrosesan yepat waktu. On-line, real time systems (OLRSs) memproses transaksi segera setelah dimasukan dan dapat segera pula menghasilkan keluaran untuk pemakai. Pemrosesan transaksi-transaksi individual sebagai kebalikan dari kelompok-kelompok transaksi disebut pemrosesan segera,pemrosesan langsung atau pemrosesan tepat-waktu
Jenis pemrosesan tepat-waktu dalam OLRS
· Inquiry/response systems,
· Sistem memasukan data, pemakai tidak memasukan data pemrosesan mereka hanya meminta informasi
· System pemrosesan file,
· Sistem pemrosesan penuh atau system pemrosesan transaksi, para pemakai juga melakukan masukan transaksi –transaksi secara interaktif
Pemrosesan Secara Batch dengan Pemutakhiran File Secara Berurutan
Pemrosesan dalam sistem semacam itu biasanya mencakup tahap-tahap berikut ini :
§ Penyiapan file transaksi. Mula-mula, setiap tambahan pengendalian dan validasi data dilakukan. Kemudian catatan-catatan dalam transaksi di sortir ke dalam sekuens yang sama dengan di file induk
§ Pemutakhiran file induk. Catatan-catatan yang terdapatdalam transaksi dan file induk (misalnya sub buku besar) dibaca satu per satu, dicocokkan, dan dituliskan ke file induk baru yang memuat pemutakhiran yang di inginkan.
§ Pemutakhiran buku besar. Buku besar di mutakhirkan untuk menunjukkan perubahan dalam file induk.
§ Penyiapan laporan buku besar. Neraca saldo dan laporan-laporan lain dibuat.
Pemutakhiran Buku Besar
Terdapat 2 aspek utama pengoprasian sistem buku besar terkomputerisasi. Pertama menggunakan pemrosesan langsung program buku besar, yang sebagian besar dilakukan secara bulanan. Aspek kedua berkaitan dengan pemrosesan dalam sistem aplikasi komputer lainnya untuk menyiapkan masukan ke dalam buku besar. Pendekatan umum adalah dengan setiap sistem aplikasi yang relevan (seperti gaji atau hutang dagang) membuat transaksi-transaksi buku besar (data masukan jurnal standar) yang akan digunakan sebagai masukan pada waktu yang tepat. Prosedur pemrosesan diuraikan secara rinci sebelum memposting transaksi ke sub buku besar piutang dagang. Buku besar belum di mutakhirkan. Ikhtisar informasi yang dibutuhkan untuk menyiapkan ayat-ayat jurnal dicetak pada saat pemrosesan sub buku besar diselesaikan dan harus dilakukan pemutakhiran buku besar manual, atau informasi ini selanjutnya di masukkan ke pemrosesan dengan sistem buku besar terkomputerisasi. Alternatifnya, ayat-ayat jurnal standar dapat dicetak dalam format yang terbaca-mesin.
Jurnal.Voucher | |||
Nomor | Bulan | Tahun | Kode Identifikasi |
Akun | Debit | Kredit | |
Diterima dari : | |||
Gambar 13.7. Format Voucher Jurnal
Pemutakhiran File Buku Besar
Pemrosesan komputer atas data akuntansi umumnya terdiri atas dua tahap prosedur. Prosedur tahap pertama menghasilkan laporan awal, yang dikirimkan ke departmen akuntansi untuk di telaah dan di audit sesuai dengan daftar voucher jurnal dan daftar buku besar. Tahap kedua adalah menghasilkan daftar akhir dan lampiran laporan keuangan. Pengkodean lini adalah tahap prosedural, umumnya dihasilkan memalui proses pencocokan antara file buku besar yang telah dimutakhirkan dengan file tabel pengkodean-lini.
Laporan-Laporan Buku Besar yang Umum
Selain laporan-laporan keuangan dan lampiran, laporan-laporan umum dari sistem buku besar mencakup 5 hal berikut :
1. Voucher jurnal secara berurutan
2. Voucher jurnal dalam akun general
3. Buku besar per akun
4. Ikhtisar buku besar
5. Neraca saldo berjalan
Pemrosesan Batch dengan Pemutakhiran File Akses-Random
Catatan-catatan individual dibaca satu per satu dari file transaksi dan digunakan untuk memutakhirkan catatan-catatan dalam file master pada tempatnya. Tahap-tahapnya adalah :
§ Catatan dibaca dari file transaksi
§ Nilai kunci catatan transaksi digunakan untuk mengakses secara random (dengan menggunakan indeks) catatan yang berkaitan dalam file induk
§ Catatan dalam file induk dimutakhirkan dalam memori dan kemudian ditulis ulang ke file data.
Ilustrasi Pemrosesan Batch dengan Pemutakhiran File Akses-Random
Seksi ini melukiskan aplikasi penerimaan kas on-line
Aplikasi Faktur Baru. Aplikasi membuat file piutang dagang dengan akun terbuka.
Pemrosesan Nota Pengiriman Kas. Pembayaran pelanggan dikirimkan ke nomor PO Box tertentu.
Pembuatan Saldo Sistem. Seluruh aktivitas pengiriman nota kas dimasukkan dalam file aktivitas untuk menyediakan adanya jejak audit seluruh transaksi yang diproses.
Sistem Keluaran
Sistem keluaran dapat berupa sistem dengan kertas, tanpa kertas, atau antara keduanya. Sebagian besar sistem dengan kertas, dan berorientasi batch dengan pemrosesan file sekuensial menghasilkan volume keluaran yang besar. Sebagai contoh, hasil cetak keluaran file piutang dagang dapat digunakan untuk melihat saldo pelanggan individual. Dengan kata lain, sistem tanpa kertas yang on-line dan tepat waktu cenderung menghasilkan sangat sedikit keluaran. Pengendalian keluaran dirancang untuk mengecek bahwa hasil pemrosesan telah berupa keluaran yang sah dan keluaran tersebut telah didistribusikan secara memadai. Kelompok pengendalian PDE terpisah seringkali dibentuk untuk memonitor operasi PDE. Umumnya, register distribusi keluaran dibuat untuk mengendalikan disposisi laporan. Register ini dan dokumentasi yang berkaitan harus ditelaah secara periodik di fungsi audit intern perusahaan.
0 komentar:
Posting Komentar