IMPLEMENTASI , OPERASI, DAN PENGENDALIAN SISTEM BAB 18
IMPELEMENTASI,OPERASI DAN PENGENDALIAN SISTEM
Tidak mungkin untuk mengantisipasi seluruh kemungkinan masalah yang muncul selama tahap implementasi.oleh karna itu,penundaandan masalah-masalah adalah hal yang rutin dalam implementasi.
- Tiga langkah utama dalam implementasi sistem:
(1) membuat rencana dan pengendalian
(2) melaksanakan kegiatan sesuai rencana
(3) menindaklanjuti dan mengevaluasi sistem baru. Terakhir, sistem yang diimplementasikan harus ditelaah dan dikendalikan - Pembuatan rencana dan pengendalian untuk implementasi
Manajemen proyek mrupakan konsep kunci dalam implementasi sistem.
(1) pemilahan proyek menjadi beberapa tahap
(2) anggaran spesifik untuk setiap tahap
(3) kerangka waktu spesifik untuk setiap proyek.
Diagram jaringan menggambarkan urutan kegiatan yang harus dilakukan.Sebagai contoh, perhatikan bahwa karyawan tidak dapat dilatih sebelum perangkat lunak dipilih.
Pelaksanaan aktifitas-aktifitas implementasi
Umum bagi manajemen dan tim sistem untuk membuat pengumuman resmi mengenai pelaksanaan proyek.Harus diyakinkan kepada para karyawan bahwa transisi akan berjalan mulus dan jiak mungkin, para karyawan juga harus diyakinkan tidak akan kehilangan pekerjaan. Proses pengumuman resmi harus dialakuakn untuk meminimalkan gosip-gosip.Ini penting karena goosip akan menimbulkan ketidakyakinan dan keengganan pada diri karyawan.
Pelatihan karyawan, Pada dasarnya setiap kesuksesan implementasi sistem membutuhkanperhatian seksama dalam pelatihan karyawan.
Dalam banyak kasus,yang terbaik adalah denagn melatih ulang karyawan yang ada. Ada beberapa alasan untuk itu:* biaya perekrutan yang berkaitan denagn karyawan baru dapat dihindari.
* Karyawan yang ada sudah memahami operasi perusahaan.
* moral karyawan meningkat,khususnya dalam kasus dimana posisi baru dipromosikan kepada karyawan yang ada.
Juga terdapat bebrapa pendekatan pelatihan yang tersedia bagi perusahaan. Ini termasuk:
* menyewa konsultan pelatihan dari luar
* menggunakan manual pelatiahn
* presentasi videotape
* presentasi audiotape
* seminar-seminar pelatihan
* intruksi-instruksi yang dikhususkan
* pelatihan dengan bantuan komputer
Pembelian dan pemasanagan peralatan komputer baru. Pemasangan peralatan komputer baru kadang-kadang tugas yang monumental.Pertama harus tersedia fasilitas-fasilitas yang mencukupi.kebutuhan-kebutuhan lainnya umumnya mencakup pengukuran-pengukuran keamanan khusus,seperti sistem pencegahan kebakaran,sistem pemonitoran video atau kunci pintu khusus.
Perancangan sistem teperinci. selam tahap implementasi, hampir selalu perlu untuk melakukan beberapa pekerjaan perancangan tambahan.Bagan pelaksanaan perancangan terinci yang sanagt penting selama tahap implementasi mencakup pemrogaman komputer.Spesifikasi-spesifikasi perancangan untuk program komputer ditentukan oleh tim perancangan,bukan oleh pemrogram.Terakhir, seluruh program-program komputer harus didokumentasikan secara memadai. Selai melakukan pengujian program secara individual, juga penting untuk menguji program-program yang berkaitan sebagai suatu kelompok.
Strategi-strategi Pengendalian Keuangan
Ada perbedaan terpenting adalah bahwa produk informasi seringkasli sulit diukur dan dievaluasi.
Sistem pembebanan kembali digunakan untuk menagih atau mengalokasikan biaya-biaya kepada para pemakai dalam organisasi.
Pandangan umum dalam sistem informasi adalah bahwa ada layanan pendukung dan para pemakai tidak dibebankan untuk itu atau para pemakai hanya harus menerima "awarness alocations".
Mekanisme pengendalian tersebut harus eksplisit, seperti aturan-aturan operasi dengan jenis-jenis sebagai berikut :
- Seluruh pekerjaan dengan > 1000 catatan harus dijalankan setelah jam 3 sore
- Seluruh pekerjaan yang membutuhkan 3 atau lebih pita harus dijalankan pada hari sabtu
- Seluruh pekerjaan yang membutuhkan 600K atau lebih harus dijelaskan oleh penyelia operasi
Sistem pembebanan kembali adalah mekanisme yang digunakan untuk mengalokasikan biaya-biaya kepada pemakai dalam organisasi dalam kerangka keseluruhan sistem akuntansi pertanggungjawaban.
Sistem pembebanan kembali ini dapat menerapkan salah satu dari dua bentuk umum. Yang tercanggih adalah penentuan tarif ditetapkan terlebih dahulu atau beban (harga) untuk layanan umit (seperti menit waktu komputer) dan penagihan atau pembebanan pemakai atas pemanfaatan aktual dengan menggunakan tarif ditetapkan terlebih dahulu tersebut.
Harga Transfer
sistem harga transfer digunakan untuk menghasilkan harga produk dan jasa yang diproduksi secara intern yang diperjualbelikan di antara pusat-pusat biaya dalam organisasi. Situasi ideal dalam teori harga transfer muncu jika seluruh pusat laba sangat independen dan benar-benar otonom dalam hal pengambilan keputusan.
Sistem Pemulihan Biaya
Dalam sistem pemulihan biaya, sistem informasi beroperasi sebagai pusat laba dan menetapkan tarif dengan tujuan pembebanan biayanya kepada para pemakai, bukan untuk tujuan memaksimumkan biayanya sendiri. Meskipun terdapat banyak pendekatan untuk menetapkan tarif berdasar-biaya pendekatan umum adalah dengan memasukkan anggaran pengeluaran sistem informasi ke dalam anggaran pusat biaya.
Lamgkah pertama adalah dengan merealokasikan administrasi sistem informasi dalam anggaran pusat biaya ke kategori-kategori yang dapat dibebankan lainnya. Langkah selanjutnya adalah mengalokasikan angka-angka biaya yang telah direvisi ke setiap pusat biaya sistem informasi untuk aktivitas-aktivitas yang dapat dibebankan dalam setiap pusat biaya. Langkah terakhir adalah mengkalkulasikan tarif pembebanan dengan membagi biaya di anggarkan untuk setiap aktivitas dengan anggaran dan standar pemanfaatan yang diukur melalui beberapa unsur seperti "jumlah baris dicetak", "jumlah menit digunakan", dan seterusnya.
Salah satu perbedaan adalah bahwa alokasi biaya yang digunakan untuk membuat tarif ditetapkan terlebih dahulu biasanya mencakup aktivitas-aktivitas yang dapat dibebankan secara lebih rinci dalam setiap pusat biaya dibandingkan yang akan digunakan jika biaya-biaya hanya akan dialokasikan setelah terjadi.
Terdapat banyak variasi dalam sistem pembebanan kembali dalam pemulihan biaya. Salah satu variasi yang signifikan adalah memisahkan biaya operasi berjalan dari biaya-biaya pengembangan sistem baru dan pembuatan tarif terpisah untuk setiapjenis layanan. Variasi lain yang signifikan adalah dengan mengembangkan tarif fleksibel. Pembebanan seluruh unit atau unit-unit terpilih dipilah lebih lanjut ke dalam kelompok-kelompok prioritas dan setiap kelompok dibebankan faktor prioritas untuk merefleksikan nilai relatifnya sebagai pemakai.
PENGENDALIAN ATAS SUMBERDAYA NON KEUANGAN DALAM SISTEM INFORMASI
Pengukuran kinerja perangkat keras mencakup pemanfaatan sistem, waktu penuh pengolahan dalam sistem, dan daya tanggap sistem. Statistik pemanfaatan sangatlah penting, karena dapat mengindikasikan adanya leher botol ataupun kebutuhan perluasan sistem. Downtime merupakan persentase waktu dimana mesin tidak tersedia untuk digunakan. Faktor nonkuantitatif utama lainnya yang penting dalam pengendalian adalah kinerja perangkat lunak.
Auditing Atas Sistem Informasi
Pendekatan umun yang di ikuti auditor adalah pertama, mendapatkan deskripsi mengenai sistem pengendalian intern, umumnya dengan menggunakan kuesioner pengendalian intern. Selama proses, auditor memasukkan tingkat dimana perusahaan secara aktual menerapkan pengendalian intern seperti yang di dokumentasikan dalam evaluasi pengendalian intern. Terakhir, auditor melakukan pengujian transaksi-transaksi spesifik yang berjalan dalam sistem.
Pemeliharaan dan Modifikasi Sistem
Salah satu alasan untuk melakukan perubahan adalah karena tidaklah mungkin untuk mengatasi seluruh kontinjensi selama tahap perancangan. Bugs adalah kesalahan pemrograman komputer yang tidak dapat dideteksi sampai sistem benar-benar memulai operasi. Seluruh modifikasi sistem harus didokumentasikan secara seksama. Dokumentasi harus mencakup alasan-alasan perubahan, perubahan-perubahan sebenarnya yang dilakukan, dan orang yang mengesahkan perubahan.
Sistem Pemulihan Biaya
Dalam sistem pemulihan biaya, sistem informasi beroperasi sebagai pusat laba dan menetapkan tarif dengan tujuan pembebanan biayanya kepada para pemakai, bukan untuk tujuan memaksimumkan biayanya sendiri. Meskipun terdapat banyak pendekatan untuk menetapkan tarif berdasar-biaya pendekatan umum adalah dengan memasukkan anggaran pengeluaran sistem informasi ke dalam anggaran pusat biaya.
Lamgkah pertama adalah dengan merealokasikan administrasi sistem informasi dalam anggaran pusat biaya ke kategori-kategori yang dapat dibebankan lainnya. Langkah selanjutnya adalah mengalokasikan angka-angka biaya yang telah direvisi ke setiap pusat biaya sistem informasi untuk aktivitas-aktivitas yang dapat dibebankan dalam setiap pusat biaya. Langkah terakhir adalah mengkalkulasikan tarif pembebanan dengan membagi biaya di anggarkan untuk setiap aktivitas dengan anggaran dan standar pemanfaatan yang diukur melalui beberapa unsur seperti "jumlah baris dicetak", "jumlah menit digunakan", dan seterusnya.
Salah satu perbedaan adalah bahwa alokasi biaya yang digunakan untuk membuat tarif ditetapkan terlebih dahulu biasanya mencakup aktivitas-aktivitas yang dapat dibebankan secara lebih rinci dalam setiap pusat biaya dibandingkan yang akan digunakan jika biaya-biaya hanya akan dialokasikan setelah terjadi.
Terdapat banyak variasi dalam sistem pembebanan kembali dalam pemulihan biaya. Salah satu variasi yang signifikan adalah memisahkan biaya operasi berjalan dari biaya-biaya pengembangan sistem baru dan pembuatan tarif terpisah untuk setiapjenis layanan. Variasi lain yang signifikan adalah dengan mengembangkan tarif fleksibel. Pembebanan seluruh unit atau unit-unit terpilih dipilah lebih lanjut ke dalam kelompok-kelompok prioritas dan setiap kelompok dibebankan faktor prioritas untuk merefleksikan nilai relatifnya sebagai pemakai.
PENGENDALIAN ATAS SUMBERDAYA NON KEUANGAN DALAM SISTEM INFORMASI
Pengukuran kinerja perangkat keras mencakup pemanfaatan sistem, waktu penuh pengolahan dalam sistem, dan daya tanggap sistem. Statistik pemanfaatan sangatlah penting, karena dapat mengindikasikan adanya leher botol ataupun kebutuhan perluasan sistem. Downtime merupakan persentase waktu dimana mesin tidak tersedia untuk digunakan. Faktor nonkuantitatif utama lainnya yang penting dalam pengendalian adalah kinerja perangkat lunak.
Auditing Atas Sistem Informasi
Pendekatan umun yang di ikuti auditor adalah pertama, mendapatkan deskripsi mengenai sistem pengendalian intern, umumnya dengan menggunakan kuesioner pengendalian intern. Selama proses, auditor memasukkan tingkat dimana perusahaan secara aktual menerapkan pengendalian intern seperti yang di dokumentasikan dalam evaluasi pengendalian intern. Terakhir, auditor melakukan pengujian transaksi-transaksi spesifik yang berjalan dalam sistem.
Pemeliharaan dan Modifikasi Sistem
Salah satu alasan untuk melakukan perubahan adalah karena tidaklah mungkin untuk mengatasi seluruh kontinjensi selama tahap perancangan. Bugs adalah kesalahan pemrograman komputer yang tidak dapat dideteksi sampai sistem benar-benar memulai operasi. Seluruh modifikasi sistem harus didokumentasikan secara seksama. Dokumentasi harus mencakup alasan-alasan perubahan, perubahan-perubahan sebenarnya yang dilakukan, dan orang yang mengesahkan perubahan.
PENDOKUMENTASIAN SISTEM BARU
Dokumentasi merupakan salah satu bagian implementasi sitem yang paing penting, tetapi seringkali terabaikan. Salah satu alasan mengapa dokumentasi sering terlupakan adalah karena para pemrogram pada umumnya menerima pelatihan mengenai bahasa program secara sangat memadai tetapi hanya sedikit saja atau bahkan tidak menerima peatihan mengenai dokumentasi.
KONVERSI FILE
Masalah umum yang terdapat dalam implementasi system adalah konversi data. File yang dipelihara secara manual harus dikonversikan ke format computer. Konversi dapat merupakan proses yang mahal dan menghabiskan waktu. Terbukti dalam kasus pengkonversian file manual ke file terkomputerisasi.
OPERASI PENGUJIAN
Terdapat tiga pendekatan dasar dalam pengujian terakhir terhadap system:
1. Pendekatan Langsung
Pencakupan langsung mencakup pengubahan ke system baru dan pembatalan system lama pada satu titik waktu yang tepat yang disebut titik ubah.
2. Operasi Paralel
Pendekatan kedua, operasi paralel yaitu menjalankan system baru dan system lama secara simultan. Seluruh transaksi diproses oleh kedua system. Lalu hasil tsb. akan dibandingkan. Memiliki keunggulan karena sangat aman namun sangat mahal dan sangat tidak hemat dalam seluruh aplikasi.
3. Konversi modular
Mmemilah-milah system baru kedalam beberapa segmen.Catatan utama dalam konversi modelar adalah bahwa pendekatan tsb. Dapat mencakup periode yang luas.
EVALUASI SISTEM BARU
Tidak lanjut diperluknuntuk meyakinkan bahwa system baru beroperasi sesuai yang direncanakan. Hampir setiap implementasi system mengandung msalah dan memerlukan tindak lanjut yang memadai.
PENGENDALIAN KEUANGAN DALAM SISTEM INFORMASI
o Anggaran Sistem Informasi
Pengendalian keuangan adalah untuk meningkatkan manfaat yang diperoleh atas pengeluaran system informasi yang telah dilakukan.
o Alasan mengapa pengurangan biaya buakn merupakan sasaran utama, yaitu :
1. Hakekat dari system informasi sebagai aktivitas layanan dalam perusahaan.
2. Dalam perspektif biaya besar lainnya, biaya system informasi tidaklah terlalu besar.
3. Bahwa system informasi memberikan kemungkinan penigkatan efektivitas keputusan manajerial.
HAKEKAT BIAYA-BIAYA SISTEM INFORMASI
Salah satu determinan utama dalam pengendalian biaya adalah biaya tetap atau variable. Sebagian besar personal system informasi adalah para profesioanal yang dibyar dengan gaji tetap dan bukannya berdasarkan jam kerja. Dibandingkan melakukan seluruh saja secara in-house, perusahaan juga harus mempertimbangkan sumber dari luar, yaitu membeli layanan sesuai kebutuhan dalam dasar konsultasi atau kontrak atau tetap mempertahankan jumlah staff dan peralatan sesuai dengan kelancaran operasi.
PENGENDALIAN PEROLEHAN DAN ASURANSI
Pengendalian keuangan dalam system informasi mencakup penentuan metode-metode yang paling menguntungkan untuk membiayai perolean peralatan dan juga mendpatkan asuransi untuk mengendalikan kemungkinan kerugian.Sewa jangka panjang merupakan alterntif pembiayaan untuk membeli peralatan dari luar. Secara keuangan, keuntungn-keuntungan relative sewa dibandingkan beli adalah pada pertimbangan-pertimbangan anggaran modal tradisional, seperti biaya dan ketersediaan modal, umum dam manfaat, dan juga tariff penyusutan. Pertimbangan keuangan lain yang berkaitan adalah asuransi peralatan dan layanan.
